F. Apostillen und Legalisation von Urkunden

Transparenz- und Informationspflichten nach Artikel 13 und Artikel 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)


Die DSGVO sieht vor, dass der Verantwortliche Sie als betroffene Person über die Modalitäten, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen in diesem Zusammenhang zustehen, informiert.

Name und Kontaktdaten des / der Verantwortlichen
Polizeipräsident Volker Kluwe
Polizeidirektion Hannover
Waterloostraße 9
30169 Hannover
Telefon: 0511 / 109-0 (Vermittlung)
poststelle@pd-h.polizei.niedersachsen.de

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten
Polizeidirektion Hannover
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Waterloostraße 9
30169 Hannover
Telefon: 0511 / 109-1008
dsb@pd-h.polizei.niedersachsen.de


Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Zweck: Bearbeitung und Dokumentation von Vorgängen zur Ausstellung von Apostillen und Legalisation von öffentlichen deutschen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind.

Sämtliche Daten werden im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und den einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften verarbeitet. Rechtsgrundlage der mit der Erfüllung der Aufgaben und Befugnisse der Behörde verbundenen Datenverarbeitungsvorgängen sind Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e in Verbindung mit den jeweiligen spezialgesetzlichen Vorschriften:
Gesetz zu dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 21.06.1965 (BGBl II 1965, 875), zuletzt geändert durch Art. 2 des Gesetzes vom 31.01.2019 (BGBl. I S. 54);
Ziff. 4a d. Beschl. d. LReg v. 09.11.2010 - MI-41.21-12235-19.14, VM 3-01472-Phase 3 (Nds. MBl. 2010 Nr. 46, S. 1130);
Ziff. 2.3.1 des RdErl. d. MI v. 19. 12. 2007 - 44.03-11701/1 - (Nds. MBl. 2008 Nr. 2, S. 31) zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 29.11.2013 (Nds. MBl. 2013 Nr. 46, S. 914, ber. 2014 S. 184, 2015 S. 1305).

Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Es werden nur diejenigen Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, die im Rahmen der jeweiligen Aufgabenerfüllung erforderlich sind:
Vorname, Nachname, Adresse, Geschäftsnummer und Art und Tag der Ausstellung der Beglaubigung, Name des Unterzeichners der öffentlichen Urkunde und die Eigenschaft, in der er gehandelt hat; Gebührenhöhe und Rechnungsdurchschrift.


Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Dauer
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Speicherung der Daten richtet sich nach der Ziff. 9.2 der Niedersächsischen Aktenordnung (Nds. AktO) und beträgt 5 Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Beglaubigung erfolgt ist.

Die Frist zur Speicherung der Rechnungsdurchschriften beträgt 6 Jahre gemäß den Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung Niedersachen (LHO) in der Fassung vom 30.04.2001, zuletzt geändert am 16.12.2013 ab Bezahlung. Die Frist beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Zahlung vollständig geleistet wurde und der Vorgang aus gebührenrechtlicher Sicht abgeschlossen ist.


Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden nur an andere Stellen übermittelt, wenn dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist oder eine rechtliche Verpflichtung besteht bzw. eine Rechtsgrundlage dies zulässt.

Gemäß Art. 7 Abs. 2 des Haager Übereinkommens hat die Behörde, welche die Apostille ausgestellt hat, auf Antrag eines Beteiligten festzustellen, ob die Angaben, die in der Apostille enthalten sind, mit denen des Registers oder des Verzeichnisses übereinstimmen. In solchen Fällen findet eine Datenübermittlung statt.

Die elektronische Datenverarbeitung erfolgt über den Dienstleister des Landes Niedersachsen, dem Landesbetrieb IT.Niedersachsen.

Eine Übermittlung der Daten an Drittländer außerhalb der EU bzw. EWR findet nicht statt.

Hinweis zur Datenerhebung bei Dritten
Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung kann es einzelfallbezogen erforderlich sein, dass Daten bei Dritten, insbesondere anderen Verwaltungsbehörden (z.B. Einwohnermeldeamt) erhoben werden müssen.

Hinweise auf Ihre Rechte als betroffene Person
Soweit Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie diesbezüglich im Grundsatz das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
poststelle@lfd.niedersachsen.de

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